ده اسلاید که هیچ‌کس یادش نمی‌ماند
دانشجویی را تصور کنید که برای ارائهٔ دهدقیقهای فردا فقط چند ساعت وقت دارد. موضوع را به دستیار میدهد، ده اسلاید تمیز میگیرد و ساعت‌ها صرفه‌جویی میکند. اما فردا وقتی ارائه میدهد، حاضران چیزی از آن یاد نمی‌گیرند. اسلایدها همه درست‌اند، همه شبیه هم‌اند و هیچ‌کدام نمی‌گوید «پیام اصلی چیست».
این مشکلِ ابزار نیست، مشکل ترتیب کار است. اسلاید ساختن آسان‌ترین بخش ارائه است. سخت‌ترین بخش این است که بدانید چه می‌خواهید بگویید، به چه کسی و در چه مدت. در تلنت ای آی دستیارهایی برای ساخت پاورپوینت و پیچدک هست که اسلایدها را می‌سازند و فایل PowerPoint را برای دانلود تحویل میدهند. در این مقاله می‌بینیم چطور از آن‌ها استفاده کنید که فایل خوب شود و ارائه هم.
دستیار اسلاید چه کاری میکند و چه کاری نمی‌کند؟
دستیار از متن یا موضوعی که می‌دهید اسلایدها را میسازد و فایل آماده میدهد. این بخش مکانیکی است: چیدن عنوان‌ها، خلاصه‌کردن بندها به جملهٔ کوتاه و تنظیم ساختار. کاری که نمی‌کند این است که پیام شما را بداند. او نمی‌داند مخاطب شما مدیر عامل است یا هم‌کلاسی، نمی‌داند ده دقیقه وقت دارید یا سی دقیقه و نمی‌داند کدام عدد در گزارشتان واقعاً مهم است.
یک نکتهٔ دیگر هم هست که ما صریح می‌گوییم: کیفیت چیدمان فارسی، یعنی جهت متن، فونت، ترازبندی و نمودارها، را برای همهٔ حالتها تضمین نمی‌کنیم. فایل را حتماً در PowerPoint باز کنید و صفحه به صفحه ببینید. دربارهٔ تقسیم کار بین شما و دستیار در ده کار اداری که می‌توانید به هوش مصنوعی بسپارید هم نوشته‌ایم.
قبل از هر اسلاید: یک جمله و دو عدد
سه چیز را قبل از باز کردن دستیار بنویسید. اول، پیام اصلی در یک جمله: «اگر حاضران فقط یک چیز یادشان بماند، آن چیز چیست؟» دوم، مخاطب: چه کسی نگاه میکند و از او چه می‌خواهید: تصمیم، تأیید یا فقط آگاهی؟ سوم، زمان: هر اسلاید معمولاً بین یک تا دو دقیقه وقت میگیرد، پس برای ده دقیقه بیش از پنج یا شش اسلاید زیاد است.
اگر نتوانید پیام را در یک جمله بنویسید، ارائه هنوز آماده نیست و هیچ دستیاری آن را حل نمی‌کند. این جمله است که به دستیار می‌گوید ده اسلاید را حول چه چیزی بچیند.
سناریو اول: ارائهٔ دانشجویی
دانشجوی کارشناسی ارشدی را در نظر بگیرید که باید ده دقیقه دربارهٔ پروژه‌اش ارائه دهد. پیام اصلی‌اش این است: «روش پیشنهادی ما خطای محاسبه را کم میکند». او اول از دستیار اسکلت می‌خواهد، نه اسلاید کامل: فقط عنوان هر اسلاید به‌صورت یک جمله. مثلاً «روش فعلی در این شرایط خطا میدهد» به‌جای «مسئله».
این تفاوت کوچک اهمیت زیادی دارد. عنوان‌هایی که جمله‌اند، وقتی پشت سر هم خوانده شوند، داستان را می‌گویند. اگر داستان ناقص بود، قبل از ساخت اسلاید اصلاحش میکند. دانشجو در این مرحله از تحلیل نتیجه‌هایش هم می‌تواند کمک بگیرد؛ دربارهٔ آماده‌سازی داده در تحلیل فایل Excel با دستیار هوشمند نوشته‌ایم.
سناریو دوم: گزارش ماهانه برای مدیر
کارشناسی را تصور کنید که باید گزارش ماهانه را در پنج اسلاید به مدیرش ارائه دهد. مدیر وقت کم دارد و دو سؤال دارد: چه چیزی بهتر شد و چه چیزی تصمیم می‌خواهد؟ اگر کارشناس همهٔ گزارش را به دستیار بدهد و بگوید «اسلاید کن»، ده‌ها عدد در اسلایدها می‌ریزد و هیچ‌کدام برجسته نمی‌شود.
روش بهتر این است که کارشناس خودش سه عدد مهم ماه را انتخاب کند و بگوید «فقط دربارهٔ این سه عدد و یک تصمیم لازم اسلاید بساز». اسلاید آخر باید خواسته‌ای روشن داشته باشد: «تأیید بودجهٔ فلان» یا «انتخاب یکی از دو گزینه». گزارشی که تصمیم نمی‌خواهد، نیازی به ارائه ندارد و بهتر است در یک نامهٔ کوتاه فرستاده شود؛ دربارهٔ این کار در نامه اداری، صورت‌جلسه و گزارش با هوش مصنوعی بخوانید.
سناریو سوم: پیچدک برای سرمایه‌گذار
سناریوی سوم متفاوت است، چون پای پول در میان است. بنیان‌گذار یک استارتاپ را تصور کنید که می‌خواهد پیچدک بسازد. ساختار معمول آشناست: مسئله، راه‌حل، بازار، مدل درآمد، عملکرد تا امروز، رقبا، تیم و درخواست. دستیار می‌تواند این ساختار را بچیند و جمله‌ها را روان کند.
اما در پیچدک یک خط قرمز هست: عددها. اندازهٔ بازار، تعداد مشتری، رشد ماهانه، درآمد. اگر این‌ها را به دستیار بسپارید، ممکن است عددهایی بسازد که قابل‌قبول به نظر می‌رسند و هیچ سندی ندارند. سرمایه‌گذار همان عددها را بررسی میکند. هر عددی که در پیچدک می‌آید باید از دادههای خودتان یا منبعی که می‌توانید نشان دهید بیاید. اگر نمیدانید، بنویسید «در حال اندازه‌گیری» و بگذارید جای خالی بماند. جای خالی صادقانه از عدد ساختگی بسیار بهتر است. همچنین اطلاعات مالی محرمانه را فقط به اندازهٔ لازم وارد گفتگو کنید.