چه مقدار از کار اداری روزانه واقعاً به «تفکر» نیاز دارد؟
اگر یک هفته کاری خودتان را دقیق نگاه کنید، چند چیز را می‌بینید. بخشی از وقتتان صرف تصمیم‌گیری و گفت‌وگو با آدم‌ها میشود و بخش بزرگ‌تری صرف نوشتن، مرتب کردن، ترجمه کردن، خلاصه کردن و قالب‌بندی. آن بخش دوم سخت نیست؛ فقط زیاد است و خسته‌کننده، و دقیقاً همان چیزی است که دستیار هوشمند می‌تواند از دوش شما بردارد.
در این مطلب ده کار اداری پرتکرار را مرور می‌کنیم که امروز میشود با یک جمله به دستیار سپرد. برای هر کدام یک نمونه درخواست می‌بینید، اینکه چه خروجی‌ای انتظار داشته باشید و چه چیزی را باید خودتان بررسی کنید. این‌ها در تلنت ای آی هر کدام دستیار مخصوص خودشان را دارند و لازم نیست اسم دستیارها را بدانید؛ کافی است کارتان را بگویید. اگر مقاله از پرکردن فرم تا گفت‌وگو را نخوانده‌اید، این مطلب نمونه‌های عملی همان ایده است.
کار اول: نوشتن نامه اداری
نامه رسمی فارسی قواعد مشخصی دارد: عنوان، خطاب، متن، عبارت پایانی و جای امضا. دستیار نامه اداری همه این‌ها را رعایت می‌کند و خروجی را به‌صورت فایل Word می‌دهد.
نمونه درخواست: «یه نامه رسمی برای مدیر منابع انسانی بنویس درباره سه روز مرخصی از شنبه هفته آینده.» ویرایش هم نسخه‌ای است؛ می‌گویید «کوتاه‌ترش کن» و نسخه بعدی می‌آید. آنچه باید بررسی کنید تاریخ‌ها، نام‌ها و هر تعهدی است که در متن آمده. نامه به نام شما می‌رود، پس مسئولیتش هم با شماست.
کار دوم: پاسخ به نامه دریافتی
پاسخ دادن به یک نامه رسمی کار جداگانه‌ای است، چون باید به نامه قبلی ارجاع بدهید و لحن را با آن هماهنگ کنید. دستیار «پاسخ به نامه» متن نامه دریافتی را می‌گیرد، عطف را خودکار می‌گذارد و پاسخ را با خروجی Word آماده می‌کند.
نمونه درخواست: نامه را می‌چسبانید و می‌نویسید «پاسخ مثبت بده ولی یادآوری کن که قیمت جدید اعمال میشود.» آنچه باید بررسی کنید این است که پاسخ دقیقاً همان چیزی را می‌گوید که قصد دارید بگویید، چون پاسخ مثبت یا منفی تعهد ایجاد می‌کند.
کار سوم: صورتجلسه
صورتجلسه جایی است که بیشترین صرفه‌جویی را می‌بینید. یادداشت‌های پراکنده یا متن مذاکره را می‌دهید و دستیار یک صورتجلسه رسمی با مصوبات و جدول اقدام‌ها می‌سازد.
نمونه درخواست: «از این یادداشت‌ها صورتجلسه بساز» و یادداشت‌ها را می‌چسبانید. آنچه باید بررسی کنید نام مسئول‌ها، مهلت‌ها و عبارت دقیق مصوبات است. مصوبه‌ای که اشتباه ثبت شود، بعدها ایجاد اختلاف می‌کند. جزئیات بیشتر درباره این سه کار نخست را در مقاله چگونه با هوش مصنوعی نامه اداری، صورتجلسه و گزارش حرفه‌ای بسازیم؟ نوشته‌ایم.
کار چهارم: دستور جلسه
بسیاری از جلسه‌ها از قبل خراب می‌شوند، چون برنامه‌ای برایشان نوشته نشده است. دستیار «دستور جلسه» یک دستور زمان‌بندی‌شده می‌سازد که هر بند آن مسئول و خروجی مشخصی دارد.
نمونه درخواست: «برای جلسه یک ساعته مرور پروژه با پنج نفر یک دستور جلسه بساز؛ موضوع‌ها: پیشرفت، ریسک‌ها، بودجه و قدم بعدی.» آنچه باید بررسی کنید واقع‌بینانه بودن زمان‌هاست. دستیار می‌تواند ده دقیقه برای یک بحث بگذارد که در عمل نیم ساعت طول می‌کشد؛ شما می‌دانید تیم‌تان چطور کار می‌کند.
کار پنجم: گزارش
گزارش خوب سه چیز دارد: داده، تفسیر و نتیجه. دستیار گزارش از داده‌ها و توضیحاتی که می‌دهید یک گزارش ساختاریافته می‌نویسد.
نمونه درخواست: «گزارش فروش مهر برای مدیرعامل بنویس؛ فروش 12 درصد بیشتر از ماه قبل بود، محصول الف بیشترین رشد را داشت و محصول ب به دلیل تأخیر تأمین افت کرد.» هرچه اطلاعات دقیق‌تر بدهید، گزارش قابل‌استفاده‌تر میشود. آنچه باید بررسی کنید عددها و نتیجه‌گیری‌هاست. دستیار فقط با چیزی کار می‌کند که شما به او می‌دهید.
کار ششم: خلاصهسازی و تحلیل یک سند
قرارداد، گزارش بلند یا مقاله‌ای دارید که وقت خواندن کاملش را ندارید. دستیار خلاصه‌ساز نکته‌های کلیدی را بیرون می‌کشد و دستیار «تحلیل سند» یک قدم جلوتر می‌رود: نکته‌های اصلی، نقاط قوت و ضعف، ابهام‌ها و ریسک‌ها.
نمونه درخواست: فایل را پیوست می‌کنید و می‌نویسید «این قرارداد را تحلیل کن و ابهام‌ها و ریسک‌هایش را بگو.» آنچه باید بررسی کنید این است که تحلیل جای مشاوره حقوقی نیست. برای قرارداد مهم، خلاصه و فهرست ابهام‌ها یک شروع خوب است، ولی تصمیم نهایی با شما و مشاور شماست.
کار هفتم: ترجمه
دستیار مترجم متن یا فایل پیوست‌شده را بین فارسی و زبان‌های دیگر ترجمه می‌کند. اگر متن فارسی باشد، پیش‌فرض ترجمه به انگلیسی است و اگر غیرفارسی باشد، به فارسی. اگر زبان دیگری می‌خواهید، همان را در درخواست بنویسید.
نمونه درخواست: «این ایمیل را به انگلیسی رسمی ترجمه کن.» آنچه باید بررسی کنید اصطلاحات تخصصی و لحن است. برای ایمیلی که به یک مشتری مهم می‌رود، یک بار آن را بخوانید یا از کسی که زبان را خوب می‌داند بخواهید نگاهی بیندازد.
کار هشتم: ویراستاری
متنی نوشته‌اید و می‌دانید ایرادی دارد ولی پیدایش نمی‌کنید. دستیار ویراستار متن فارسی را از نظر املا، نگارش، علائم، روانی و لحن ویرایش می‌کند، فهرست تغییرها را نشان می‌دهد و خروجی Word می‌دهد.
نمونه درخواست: «این متن را ویرایش کن» و متن را می‌چسبانید. نشان دادن فهرست تغییرها مهم‌ترین بخش است، چون میتوانید هر اصلاح را قبول یا رد کنید. آنچه باید بررسی کنید این است که ویرایش معنا را عوض نکرده باشد، به‌خصوص در متن‌های حقوقی یا فنی.
کار نهم: اطلاعیه و پیام کوتاه
دو نوع نوشتن کوتاه هست که هر روز پیش می‌آید. اول اطلاعیه یا دعوت‌نامه عمومی برای همکاران، مشتریان یا اعضا. دوم پیام کوتاه آماده ارسال، مثل پیامک، واتس‌اپ یا ایمیل کوتاه. دستیار «اطلاعیه» و دستیار «پیام‌ساز» هر کدام یکی را انجام می‌دهند.
نمونه درخواست: «یک اطلاعیه برای همکاران درباره تغییر ساعت کاری در ماه رمضان بنویس» یا «یک پیام کوتاه و محترمانه برای یادآوری موعد پرداخت به مشتری بنویس.» آنچه باید بررسی کنید لحن و دقت اطلاعات است. پیامی که به صدها نفر می‌رود، جای اشتباه ندارد.
کار دهم: تحلیل فایل Excel یا CSV
آخرین کار از جنس داده است. فایل جدولی پیوست می‌کنید و دستیار تحلیل داده سطرهای تکراری و خالی را پیدا می‌کند، آمار هر ستون را می‌دهد، ارتباط بین ستون‌ها را می‌سنجد و تفسیر کوتاهی می‌نویسد. عددها از خود فایل محاسبه میشود، نه از حدس.
نمونه درخواست: «کدام شعبه در این سه ماه بیشترین افت را داشته؟» آنچه باید بررسی کنید تمیزی داده‌ها و تفسیر علت‌هاست. همبستگی به معنای علت نیست. این بخش را در مقاله فایل اکسل خود را به دستیار هوشمند بدهید کامل توضیح داده‌ایم.