مدیری که گروه ساخت و بعد چیزی نشد
مدیر یک شرکت شصت‌نفره تصمیم می‌گیرد هوش مصنوعی را برای تیمش فراهم کند. گروه می‌سازد، لینک دعوت را در گروه پیام‌رسان می‌گذارد و می‌نویسد «از امروز می‌توانید استفاده کنید». هفتهٔ اول چند نفر عضو می‌شوند، چند نفر یک بار امتحان می‌کنند و بقیه هیچ‌وقت وارد نمی‌شوند. هفتهٔ سوم یک نفر در یک روز تعداد زیادی تصویر می‌سازد و کیف پول سازمان ناگهان خالی می‌شود. مدیر نمی‌داند چه کسی، چطور و برای چه.
ساخت گروه در جعبه‌ابزار هوش مصنوعی آرتین کار دشواری نیست. طبق راهنمای محصول، ساخت گروه با راهنمای قدم‌به‌قدم انجام می‌شود. آنچه دشوار است، ترتیب تصمیم‌هاست. اگر اول دعوت کنید و بعد دسترسی و سقف را بسنجید، مجبورید همه‌چیز را وسط کار اصلاح کنید و کارکنان در همان هفتهٔ اول بد تجربه می‌کنند. این مقاله یک برنامهٔ هفت‌روزه می‌دهد که ترتیب را درست می‌کند.
قبل از روز اول: یک تصمیم و یک جمله
قبل از باز کردن پنل، دو چیز را روشن کنید. اولین تصمیم این است که هوش مصنوعی برای چه کاری وارد سازمان می‌شود. نامه‌نویسی؟ صورت‌جلسه؟ تحلیل فایل Excel؟ ساخت تصویر برای تیم بازاریابی؟ هر کاربرد، دسترسی و سقف متفاوتی لازم دارد. دومین چیز یک جملهٔ سیاست است، مثلاً: «اطلاعات محرمانهٔ مشتری وارد گفتگو نمی‌شود». این جمله دو خط است، اما بدون آن همهٔ تصمیم‌های بعدی سلیقه‌ای می‌شود. دربارهٔ طراحی چنین سیاستی در مقالهٔ چطور دسترسی کارکنان به جعبه‌ابزار هوش مصنوعی را کنترل کنیم نوشته‌ایم.
روز اول و دوم: ساخت گروه، کیف پول و ظاهر
روز اول گروه را بسازید و نام و هویت ظاهری سازمان را تنظیم کنید. طبق توضیح محصول، می‌توان نام، لوگو و رنگ سازمان را روی سامانه گذاشت. این کار کوچک به نظر می‌رسد، اما کارکنان وقتی می‌بینند ابزار با نام سازمان خودشان باز می‌شود، آن را رسمی‌تر و قابل‌اعتمادتر می‌دانند. این برداشت من است، نه آماری که اندازه‌گیری کرده باشیم.
روز دوم سراغ هزینه بروید. هزینهٔ استفادهٔ اعضا از کیف پول سازمان کم می‌شود و شارژ آن با درگاه پرداخت یا ثبت فیش واریزی ممکن است. نکتهٔ عملی این است: اگر شارژ از مسیر ثبت فیش انجام می‌شود، ممکن است به تأیید مالی نیاز باشد و چند روز طول بکشد. قبل از اینکه کارکنان را دعوت کنید، مطمئن شوید کیف پول شارژ شده است؛ دعوت از کسانی که در همان روز اول به پیام «اعتبار کافی نیست» برخورد می‌کنند، بدترین شروع ممکن است. دربارهٔ مقایسهٔ هزینهٔ متمرکز و اشتراک‌های پراکنده، هزینهٔ اشتراک‌های جدا یا دسترسی متمرکز را ببینید.
روز سوم: دسته‌بندی اعضا و دسترسی
روز سوم کار اصلی است: اعضا را دسته‌بندی کنید و برای هر دسته تعیین کنید به کدام امکانات دسترسی داشته باشد. مثلاً مدیران و کارشناسان دو دستهٔ جدا باشند. دستهٔ بازاریابی به ساخت تصویر دسترسی داشته باشد و دستهٔ مالی بیشتر به تحلیل فایل و نامه. لازم نیست از اول دسته‌های زیاد بسازید؛ دو یا سه دسته برای شروع کافی است. هرچه دسته‌ها پیچیده‌تر شوند، نگه‌داشتنشان سخت‌تر می‌شود و هر کارمند تازه‌وارد سؤال می‌پرسد «من در کدام دسته‌ام؟».
یک مدل پیش‌فرض برای گروه هم تعیین کنید تا کارکنان مجبور نباشند اول کار بین مدل‌ها سردرگم شوند. همچنین اگر فردی نیاز ویژه دارد، می‌توانید دسترسی ویژه برایش تعریف کنید.
روز چهارم: سقف مصرف، با عددی که حدس نیست
سقف مصرف ماهانه را می‌توان برای هر عضو یا هر دسته تعیین کرد، و حتی سهمیه برای هر ابزار گذاشت، مثلاً تعداد تصویری که هر نفر در ماه می‌سازد. این‌جا اشتباه رایج این است که عدد را از روی حس بگذاریم. سقف خیلی کم کارمند را سرخورده می‌کند و سقف خیلی زیاد هدف را از بین می‌برد.
راه‌حل ساده این است که برای هفتهٔ اول سقفی محتاطانه بگذارید و از همان‌ها که در هفته‌های بعد درخواست افزایش می‌دهند یاد بگیرید. اعضا می‌توانند از داخل سامانه درخواست سقف بیشتر بدهند. این درخواست‌ها خودشان داده‌اند: هر نفر و هر دسته‌ای که سقف را پر می‌کند، به شما می‌گوید کجا کار واقعاً انجام می‌شود.
سناریو اول: سازمانی که دسته‌بندی نکرد
شرکتی بیست‌نفره را تصور کنید که برای سادگی همه را در یک دسته گذاشت و برای همه یک سقف یکسان تعیین کرد. در ماه اول یک نفر از تیم طراحی، که ساخت تصویر برایش کار روزمره است، سقفش را در دو هفته پر کرد. دیگران هرگز به سقفشان نرسیدند. نتیجه این شد که هم طراح ناراضی بود و هم سقف برای بقیه بی‌معنی بود.
درس این است که یک سقف مشترک معمولاً برای همه نامناسب است. حتی دو دستهٔ ساده، مثلاً «کاربران پرمصرف» و «کاربران عادی»، از این نارضایتی جلوگیری می‌کند.
سناریو دوم: سازمانی که از مدیران شروع کرد
سازمانی میان‌اندازه را در نظر بگیرید که پیش از دعوت از همه، ابتدا ده نفر را انتخاب کرد: سه مدیر و هفت کارشناس از واحدهای مختلف. در پنج روز اول این گروه کوچک چند مشکل را پیدا کرد: دسته‌ای به یک ابزار دسترسی نداشت که لازم داشت و پیام ورود برای دو نفر دیر رسید.
اگر همین مشکل‌ها بعد از دعوت شصت نفر پیدا می‌شد، شصت نفر تجربهٔ بدی داشتند. گروه آزمایشی ارزان‌ترین بیمهٔ این برنامه است. بعد از این گروه، دعوت با لینک برای بقیه ساده می‌شود. اگر فهرست اعضا آماده است، می‌توان آن‌ها را با فایل هم یک‌جا اضافه کرد.