«خلاصه‌اش را به‌صورت تصویری بفرست»
مدیر یک مجموعه گزارش شش‌ماههٔ عملکرد را خوانده و می‌خواهد خلاصه‌اش را برای کارکنان بفرستد. کسی پیشنهاد می‌دهد: «اینفوگرافی کنیم». ظرف نیم ساعت تصویری رنگی با پنج عدد و سه آیکون ساخته می‌شود و در گروه پیام‌رسان می‌رود. فردا کسی می‌پرسد: «این عدد سی‌وهشت درصد از کجا آمده؟ در گزارش چهل‌وهشت بود.» تصویر منتشر شده و اصلاحش سخت است.
اینفوگرافی ابزار قدرتمندی است و درست به همین دلیل خطرناک هم هست. تصویر زیبا اعتماد می‌سازد، حتی اگر عدد داخلش غلط باشد. در جعبه‌ابزار هوش مصنوعی آرتین اینفوگرافی‌ساز، نمودارساز و نمودارخوان هست و همین‌ها می‌توانند کار را سریع کنند. اما سرعت فقط وقتی مفید است که بدانید کِی اصلاً اینفوگرافی لازم است و چه چیزی را پیش از انتشار باید با دقت بررسی کرد.
اینفوگرافی چه چیزی را می‌تواند حل کند؟
اینفوگرافی یک کار را خوب انجام می‌دهد: یک پیام ساده را برای کسی که وقت یا دانش کمی دارد، سریع منتقل میکند. فرق «چه چیزی بهتر شد؟» با «کدام جدول را باید دقیق بخوانید؟» همین‌جاست. اگر مخاطب غیرمتخصص است، فقط چند ثانیه نگاه میکند و می‌خواهد یک چیز یاد بگیرد، اینفوگرافی مناسب است.
اما اگر مخاطب باید تصمیم مالی بگیرد، عددها را مقایسه کند یا آن‌ها را در گزارش دیگری به کار ببرد، اینفوگرافی کافی نیست. برای او جدول یا نمودار دقیق لازم است. اینفوگرافی عددها را گرد، ساده و گاهی ناقص نشان می‌دهد و این در بعضی کاربردها مشکلی ندارد و در بعضی فاجعه است. دربارهٔ خواندن تصاویر و نمودارها هم در OCR و تحلیل تصویر در کارهای اداری نوشته‌ایم.
مشکل بزرگ: متن و عدد در تصویر
اینجا یک ریسک جدی داریم که باید صریح بگوییم. ما نمی‌دانیم خروجی اینفوگرافی‌ساز در هر حالت یک تصویر ثابت است یا طرحی قابل‌ویرایش، و کیفیت متن و عدد فارسی داخل آن را برای همهٔ حالت‌ها آزمایش نکرده‌ایم. در ابزارهای تولید تصویر عموماً متن داخل تصویر، به‌خصوص فارسی، با خطر اشتباه همراه است: حرفها می‌چسبند یا جابهجا می‌شوند، ارقام عوض می‌شوند، و جهت نوشتار به هم می‌ریزد.
پس قاعدهٔ اول این است: هر چیزی که در تصویر می‌بینید باید حرفبهحرف و رقم‌به‌رقم با گزارش مقایسه شود. و قاعدهٔ دوم این است: اگر عدد دقیق است و تصمیم روی آن اتکا دارد، آن را در نمودار یا جدول قابل‌ویرایش نشان دهید، نه فقط در یک تصویر.
سناریو اول: گزارش ماهانه برای مدیرعامل
کارشناسی را تصور کنید که گزارش ماهانهٔ فروش را برای مدیرعامل می‌فرستد. مدیرعامل چند دقیقه وقت دارد و می‌خواهد بداند وضع بهتر شد یا بدتر. اینجا اینفوگرافی کامل لازم نیست. بهتر است یک صفحه با سه عدد مهم، یک نمودار ساده و یک جمله دربارهٔ تصمیم لازم بفرستد.
اگر نمودار لازم است، نمودارساز مناسب‌تر است، چون می‌توان داده را وارد کرد و نمودار را از روی آن ساخت، نه از روی یک تصویر. اینجا درس سناریو این است: همه‌چیز لازم نیست اینفوگرافی شود. گزارش مدیرعامل باید دقیق و قابل‌راستی‌آزمایی باشد، نه پرزرق‌وبرق.
سناریو دوم: اطلاعیه برای کارکنان
حالا سازمانی را در نظر بگیرید که می‌خواهد قواعد استفاده از هوش مصنوعی را به کارکنان اطلاع دهد: چه چیزی مجاز است، چه چیزی ممنوع و پشتیبانی کجاست. اینجا اینفوگرافی ارزش دارد. مخاطب همهٔ کارکنان‌اند، وقت کم دارند و به یک صفحهٔ ساده نیاز دارند. محتوا هم عدد دقیق ندارد؛ چند قاعده و یک نمودار گردش ساده است.
حتی اینجا هم بازبینی لازم است: قاعده‌ای که اشتباه نوشته شود، به خطمشی غلط تبدیل می‌شود. متن را اول در سند خودتان نهایی کنید و بعد به اینفوگرافی بدهید، نه برعکس. دربارهٔ نوشتن سند رسمی با کمک ابزار، چطور نامه‌های اداری را با هوش مصنوعی سریع‌تر و دقیق‌تر بنویسیم را ببینید.
سناریو سوم: گزارش برای مخاطب بیرونی
سومین سناریو گزارش عملکرد برای کسانی بیرون از سازمان است: مشتریان، شرکا یا مراجعان. اینفوگرافی برای این مخاطب ظاهری حرفه‌ای می‌دهد، اما ریسکش بیشتر است، چون عددها دیگر در کنترل شما نیستند. تصویر دست‌به‌دست می‌شود، بریده می‌شود و منبعش گم می‌شود.
دو احتیاط لازم است. اول، هر عدد یک منبع و تاریخ داشته باشد و در خود تصویر بیاید: «منبع: گزارش شش‌ماههٔ عملکرد، تاریخ فلان». دوم، فقط عددهایی را بگذارید که حاضرید جلوی هر کسی از آن‌ها دفاع کنید. عددی که هنوز نهایی نیست، در اینفوگرافی نیاید. گزارش مصرف خودتان را هم اگر می‌خواهید خلاصه کنید، ابتدا گزارش مصرف را به‌صورت دقیق بخوانید.