«من که از گوشی هم می‌توانم بپرسم»
کارشناس فروش میدانی بیرون از دفتر است، مشتری پرسشی فنی دارد و او نمی‌خواهد لپ‌تاپ باز کند. برنامهٔ جدیدی نصب نمی‌کند؛ همان پیام‌رسانی را که هر روز استفاده می‌کند باز می‌کند و از دستیار می‌پرسد. برای او این راحتی بزرگی است. برای مدیر سازمان اما چند پرسش تازه پیش می‌آید: این پیام‌ها کجا می‌روند؟ حساب شخصی او چطور به سازمان وصل است؟ اگر فردا از شرکت برود، دسترسیاش چه میشود؟
طبق توضیح محصول، استفاده از آرتین از طریق بازوی آرتین در پیامرسان بله هم ممکن است. همین جمله همهٔ آن چیزی است که ما با اطمینان می‌دانیم. بقیهٔ جزئیات، از جمله چه امکاناتی در بله فعال است و چطور به گروه سازمانی وصل میشود، در سندی که در اختیار داریم نیست. پس این مقاله ادعای فنی ندارد. به‌جای آن هفت پرسش می‌دهد که هر سازمانی قبل از فعال‌کردن دسترسی از جعبه‌ابزار هوش مصنوعی آرتین در پیامرسان باید از پشتیبانی بپرسد و جواب را مکتوب کند.
چرا پیامرسان مهم است؟
دلیل اصلی ساده است: مانع شروع. برنامهٔ جدید یعنی نصب، ورود، یادگیری یک محیط تازه و یک مورد دیگر در گوشی. پیام‌رسانی که مردم از قبل در آن‌اند این مانع را برمی‌دارد. برای کارکنان میدانی، کسانی که پشت میز نیستند و سؤال‌هایشان کوتاه و لحظهای است، این تفاوت می‌تواند بین استفاده و عدم استفاده باشد. دربارهٔ اینکه چرا کارکنان از ابزارهای هوش مصنوعی کم استفاده می‌کنند، در چرا کارکنان از ابزارهای هوش مصنوعی درست استفاده نمی‌کنند نوشته‌ایم.
اما همین راحتی هزینه‌ای دارد. پیامرسان حوزهٔ اعتماد دیگری است: گوشی شخصی، گفتگوهای مختلط، امکان بازارسال و اسکرین‌شات. چیزی که در محیط سازمانی تحت کنترل است، وقتی به پیامرسان میرود، بخشی از آن کنترل را از دست می‌دهد. هیچ‌کدام از این‌ها دلیل نشدن نیست؛ دلیل پرسیدن است.
هفت پرسش قبل از فعال‌کردن
پرسش اول دربارهٔ هویت است: حساب پیامرسان یک نفر چطور به عضویت او در گروه سازمانی وصل میشود؟ اگر فقط شمارهٔ موبایل است، شماره‌ای که به نام کارمند نیست یا عوض میشود چه میشود؟ پرسش دوم دربارهٔ خروج است: وقتی عضوی از سازمان میرود و دسترسیاش در پنل قطع میشود، آیا دسترسی از طریق پیامرسان هم قطع میشود؟ این مهمترین پرسش امنیتی است.
پرسش سوم دربارهٔ داده است: چه چیزی در پیامرسان ذخیره میشود، کجا و تا کی؟ گفتگو در حساب شخصی کارمند می‌ماند و ممکن است با دیگران به اشتراک گذاشته شود. پرسش چهارم دربارهٔ هزینه و سقف است: آیا مصرف از طریق پیامرسان همان سقف ماهانهٔ عضو و همان کیف پول سازمان را مصرف می‌کند؟ و در گزارش مصرف جدا دیده میشود یا نه؟
پرسش پنجم دربارهٔ امکانات است: آیا همهٔ کارهایی که در محیط اصلی ممکن است، مثل فایل Word یا تصویر، در پیامرسان هم ممکن است؟ ممکن است در پیامرسان فقط متن کوتاه کار کند. پرسش ششم دربارهٔ مدل‌ها و دستیارها است: آیا همان دسترسی‌هایی که برای دسته‌های مختلف تعریف شده در پیامرسان هم رعایت میشود؟ پرسش هفتم دربارهٔ پشتیبانی است: اگر مشکلی پیش آمد، چه کسی پاسخگوست و چطور؟ هر کدام از این هفت پرسش را قبل از تصمیم از پشتیبانی بپرسید و جواب را بنویسید.
سناریو اول: تیم میدانی
تیم فروش یا خدمات پس از فروش یک شرکت را تصور کنید که بیشتر وقتش بیرون از دفتر است. سؤالهای آنها کوتاه‌اند: مشخصات یک محصول، شرایط یک گارانتی، متن یک پاسخ به مشتری. این بهترین حالت برای پیامرسان است: کار سریع، مبتنی بر متن کوتاه و بدون فایل.
اما حتی این‌جا قاعده لازم است. به کارکنان بگویید چه چیزی را در پیامرسان نباید بنویسند: نام و شمارهٔ مشتری، قیمتهای توافقشده و هر چیز محرمانهٔ قراردادی. سازمان‌های زیادی فکر می‌کنند دسترسی ساده یعنی مجوز آزاد؛ برعکس، هرچه استفاده راحت‌تر باشد، قاعدهٔ روشن‌تر لازم است.
سناریو دوم: دفتر مرکزی با اسناد حساس
سازمانی را در نظر بگیرید که کارکنان اداری‌اش با اسناد حساس کار می‌کنند: قراردادها، پرونده‌های کارکنان و گزارش‌های مالی. برای این گروه، شاید فعال‌کردن پیامرسان اصلاً لازم نباشد. کار آنها پشت میز انجام میشود، با فایلهای بلند و حساس، و محیط اصلی با کنترل‌های سازمانی برایشان مناسبتر است.
یعنی انتخاب «همه یا هیچ» نیست. میتوان دسترسی پیامرسان را فقط برای دسته‌ای از کارکنان فعال کرد، اگر امکانش هست. اینکه آیا چنین تفکیکی ممکن است، یکی از پرسش‌هایی است که باید از پشتیبانی بپرسید. دربارهٔ تفکیک دسترسی بین دسته‌ها در چطور دسترسی کارکنان به جعبه‌ابزار هوش مصنوعی را کنترل کنیم نوشته‌ایم.