سوالی که بعد از شناخت ریسک افراد کلیدی مطرح میشود
در مقاله چند نفر کلیدی سازمان شما تنها دارنده دانش حیاتی هستند؟ گفتیم بخش زیادی از دانش سازمانی فقط در ذهن چند نفر وجود دارد. سوال بعدی طبیعی و عملی این است: دقیقاً کدام بخش؟ و دقیقاً در ذهن کدام افراد؟ بدون پاسخ به این سوال، هر تلاشی برای جمع‌آوری دانش، کورکورانه و ناکارآمد خواهد بود.
چرا این شناسایی، خودش یک قدم جداست
اشتباه رایج این است که مستقیم سراغ جمع‌آوری دانش برویم، بدون این‌که اول مشخص کنیم کدام دانش اصلاً در معرض خطر است. طبق تعریف رایج در مدیریت دانش، دانش سازمانی به دو نوع تقسیم میشود: دانش صریح که مکتوب و بهراحتی قابلبازیابی است، و دانش ضمنی که فقط از طریق تجربه به دست میآید و بهسختی نوشته میشود< cite index="40-1">. ممیزی دانش، ابزاری است که دقیقاً برای شناسایی این نوع دوم — و افرادی که آن را در ذهن دارند — طراحی شده< cite index="41-1">.
قدم اول: فهرست کردن سوالاتی که همیشه از یک نفر خاص پرسیده میشود
نقطه شروع، نگاه به الگوی واقعی سوال‌پرسیدن در تیم است، نه حدس زدن. چند هفته توجه کنید — یا از سرپرستان بپرسید — چه سوالاتی هست که همیشه، بدون استثنا، از یک یا دو نفر مشخص پرسیده میشود، نه از هر کسی در تیم. این الگو، نشانه قوی‌ای از دانشی است که فقط در ذهن آن فرد وجود دارد.
قدم دوم: بررسی این‌که آیا پاسخ آن سوالات جایی نوشته شده یا نه
برای هر سوالی که در قدم اول شناسایی کردید، بررسی کنید آیا پاسخش در جایی — Wiki، سند رسمی، ایمیل قدیمی — مکتوب است یا خیر. اگر پاسخ نوشته شده اما کسی آن را پیدا نمی‌کند، مسئله شما دسترس‌پذیری است، نه دانش ضمنی. اگر پاسخ اصلاً هیچ‌جا نوشته نشده، آن‌وقت با دانش واقعاً ضمنی روبه‌رو هستید که باید در اولویت جمع‌آوری قرار گیرد.
قدم سوم: نگاه کردن به نقش‌هایی که تنها یک نفر آن‌ها را پوشش می‌دهد
جدا از سوالات روزمره، به ساختار تیم هم نگاه کنید: کدام مسئولیت یا فرآیند فقط توسط یک نفر انجام میشود، بدون این‌که کس دیگری کامل بداند آن فرآیند چطور کار می‌کند؟ این‌ها معمولاً پرریسک‌ترین نقاط هستند، چون غیبت یا خروج آن یک نفر، بلافاصله آن فرآیند را متوقف می‌کند.