سوالی که بعد از شناخت ریسک افراد کلیدی مطرح میشود
در مقاله ریسک وابستگی به افراد کلیدی گفتیم دانش تجربی، معمولاً هیچجا نوشته نمیشود و فقط در ذهن چند نفر وجود دارد. سوال بعدی، عملیتر است: از کجا بفهمیم دقیقاً کدام بخش از دانش سازمان ما در همین وضعیت است؟ این مقاله یک راهنمای عملی پنجقدمی برای این شناسایی ارائه میدهد.
چرا این شناسایی زودتر از فکر شما لازم است
اکثر مدیران فرض میکنند دانش ضمنی، مسئلهای است که میتوان بعداً به آن رسیدگی کرد — وقتی فرد کلیدی اعلام استعفا کند. اما در آن نقطه، زمان برای شناسایی دقیق و انتقال منظم دیگر کافی نیست. طبق استاندارد ISO۹۰۰۱، نیازهای دانش سازمانی بهعنوان وسیلهای برای محافظت از سازمان در برابر از دست رفتن دانش معرفی شدهاند — از دست رفتنی که میتواند ناشی از ترک کار کارکنان یا عدم موفقیت در بهاشتراکگذاری اطلاعات باشد(cite index="37-1">. شناسایی زودهنگام، تنها راهی است که این ریسک را قابلمدیریت میکند، نه غیرقابلپیشبینی.
قدم اول: فهرست کردن سوالاتی که فقط از یک نفر مشخص پرسیده میشوند
نشانه اول دانش ضمنی، تکرار یک الگو است: وقتی سوالی مطرح میشود، همیشه یک نفر خاص است که پاسخ میدهد — نه یک سند، نه چند نفر. از تیمهای مختلف بخواهید طی یک هفته، هر باری که سوالی را فقط از یک همکار خاص پرسیدند (نه از یک سند) یادداشت کنند. این فهرست، اولین نقشه واقعی از دانش ضمنی سازمان شماست.
قدم دوم: بررسی سوابق تصمیمات بدون مستندسازی
بخش دیگری از دانش ضمنی، در تصمیماتی نهفته است که گرفته شدهاند اما دلیلشان هیچجا ثبت نشده — چرا فلان قرارداد با شرایط خاص بسته شد، چرا فلان مشتری استثنا شد. این تصمیمات معمولاً در ایمیلها یا مکالمات چت پراکندهاند، نه در یک سند رسمی. با بررسی چند تصمیم مهم اخیر و پرسیدن اینکه «آیا دلیل این تصمیم جایی نوشته شده؟»، میتوانید این لایه از دانش ضمنی را هم شناسایی کنید.
قدم سوم: شناسایی افرادی که بیشترین حجم سوال را دریافت میکنند
در هر تیم، معمولاً یک یا دو نفر هستند که بیشترین حجم سوالات غیررسمی را دریافت میکنند — نه لزوماً باتجربهترین فرد، بلکه کسی که دیگران عادت کردهاند از او بپرسند. این افراد، نقطه تمرکز طبیعی دانش ضمنی سازمان هستند. شناسایی آنها (با پرسیدن ساده از اعضای تیم که «معمولاً از چه کسی سوال میپرسید؟») نقطه شروع مشخصی برای اولویتبندی به شما میدهد.