سوالی که در دانش‌نامه جا ندارد
هر کارمندی دو نوع دانش دارد. نوع اول مال سازمان است: آیین‌نامه‌ها، رویه‌ها، بخشنامه‌ها، چیزهایی که باید برای همه یکسان و قابل‌اتکا باشد. نوع دوم مال خود اوست: پیش‌نویس قراردادی که هنوز امضا نشده، یادداشت‌های سه جلسه‌ی اخیر، گزارشی که قرار است هفته‌ی بعد ارائه شود، فایل‌هایی که هنوز کسی جز او ندیده است.
دانش‌نامه‌ی سازمانی برای نوع اول ساخته میشود و برای نوع دوم جای مناسبی نیست. این فایل‌ها هنوز بازبینی نشده‌اند، همه نباید ببینندشان، و شاید هیچ‌وقت وارد دانش رسمی سازمان نشوند. پس این دانش کجا می‌رود؟ در عمل، یا در پوشه‌های شخصی گم میشود، یا بدتر، کارمند آن را برای یک ابزار عمومی هوش مصنوعی آپلود میکند، بدون اینکه سازمان بداند چه چیزی از شبکه بیرون رفته است.
ماژول «دستیار من» در دانابات دقیقاً برای همین شکاف طراحی شده است: یک فضای کاری شخصی، داخل همان سامانهی سازمانی.
دستیار من چیست
دستیار من فضای کاری شخصی هر کارمند است. اسناد خودش را در آن می‌گذارد، از آن‌ها سوال می‌پرسد، و تاریخچه‌ی گفتگو و پاسخ‌ها فقط برای خودِ او نمایش داده میشود. این فضا از دانش‌نامه‌ی سازمان جداست و به آن وابسته نیست.
نکته‌ی مهم این است که دستیار من یک چت‌بات عمومی با ظاهر سازمانی نیست. روی همان زیرساختی ساخته شده که بقیه‌ی دانابات روی آن اجرا میشود: پاسخ مستند، ارجاع به منبع، و قرارداد «نمی‌دانم» بهجای پاسخ ساختگی. اگر در مقاله‌ی NL2SQL دانابات دیدید که سامانه برای عدد غلط چطور محافظه‌کار است، همین منطق اینجا هم برقرار است، فقط روی اسناد شخصی.
فرق دستیار من با دانش‌نامه
این دو را نباید با هم اشتباه گرفت، چون دو کار متفاوت می‌کنند. دانش‌نامه مشترک است، مدیریت میشود، با سطح‌های دسترسی کنترل میشود، و چیزی که در آن هست باید برای همه قابل‌اتکا باشد. دستیار من شخصی است، آزاد است، و کیفیت و دقت محتوایش مسئولیت صاحبش است.
یک تمثیل ساده: دانش‌نامه کتابخانه‌ی سازمان است و دستیار من میز کار شما. در کتابخانه کتاب‌ها فهرست‌بندی و تایید شده‌اند. روی میز، پیش‌نویس‌ها، یادداشت‌ها و چیزهایی هست که هنوز کتاب نشده‌اند. هر دو لازم‌اند، ولی نباید یکی را جای دیگری گذاشت.
سه حالت پاسخ: چقدر از بیرون سند مجاز است؟
یکی از مهم‌ترین تنظیمات دستیار من، «حالت پاسخ» است. سه حالت دارد.
در حالت اول، فقط از اسناد، دستیار فقط از چیزی جواب می‌دهد که در اسناد شما هست. اگر در آن‌ها نباشد، می‌گوید پیدا نکرده است. در حالت ترکیبی، دستیار می‌تواند علاوه بر اسناد، از دانش عمومی مدل هم کمک بگیرد. و در حالت آزاد، اسناد فقط یکی از منابع‌اند و مدل آزادانه‌تر پاسخ می‌دهد.
نکته‌ی کلیدی اینجاست که وقتی پاسخ از بیرون اسناد آمده باشد، علامت می‌خورد. یعنی کاربر می‌داند این جمله از فایل او آمده یا از دانش عمومی مدل. این تفکیک ساده، تفاوت بزرگی در اعتماد می‌سازد. تصور کنید یک کارشناس حقوقی می‌پرسد «جریمه‌ی تاخیر در این قرارداد چقدر است؟» پاسخی که از متن قرارداد آمده با پاسخی که از حدس کلی مدل آمده، دو چیز کاملاً متفاوت‌اند و کاربر باید بتواند آن‌ها را از هم تشخیص دهد.
فقط از این سه فایل جواب بده
بیشتر وقت‌ها کاربر نمی‌خواهد از همه‌ی اسنادش سوال بپرسد؛ فقط از چند سند مشخص. دستیار من فیلتر سند دارد: کاربر می‌گوید «فقط از این سه فایل جواب بده» و دامنه‌ی پاسخ به همان‌ها محدود میشود.
سناریوی ساده: مدیر پروژه‌ای برای جلسه‌ی فردا آماده میشود. در فضای شخصی‌اش بیست فایل دارد: گزارش‌های چند پروژه‌ی مختلف، صورت‌جلسه‌ها، قراردادها. سوالش درباره‌ی یک پروژه‌ی مشخص است. بدون فیلتر، احتمال دارد پاسخ با اطلاعات پروژه‌ی دیگری قاطی شود. با فیلتر، فقط سه فایل مربوط به همان پروژه در نظر گرفته میشود و خطای قاطی‌شدن عملاً از بین می‌رود.
حالت کل سند: وقتی تکه‌ها کافی نیست
سامانه‌های پرسش و پاسخ معمولاً سند را به تکه‌های کوچک تقسیم می‌کنند و فقط چند تکهی مرتبط را برای پاسخ‌دهی انتخاب می‌کنند. این روش برای سوال‌های موردی خوب است. اما برای سوالی مثل «این قرارداد سی‌صفحه‌ای را خلاصه کن» یا «تناقض‌های این گزارش را پیدا کن» کافی نیست، چون جواب به کل سند بستگی دارد، نه چند تکهی آن.
دستیار من برای این کار «حالت کل سند» دارد: بهجای چند تکه، یک سند کامل در نظر گرفته میشود تا خلاصه یا تحلیل بر پایهی کل متن باشد. سناریو: کارشناس تدارکات سه پیشنهاد قیمت بلند از سه تامین‌کننده دارد و می‌خواهد بداند کدام شرایط پرداخت را سخت‌تر کرده است. هر پیشنهاد را در حالت کل سند بررسی میکند، نه اینکه به چند بند منتخب اکتفا کند.
چرا ابزار عمومی جای دستیار من را نمی‌گیرد
شاید بپرسید: کارمند می‌تواند همین کار را با یک ابزار عمومی هوش مصنوعی هم بکند، پس چرا به ماژول جدا نیاز باشد؟ پاسخ در سه نکته است.
اول، کنترل. وقتی فایل در یک ابزار بیرونی آپلود میشود، سازمان نه می‌داند چه چیزی رفته و نه می‌تواند جلوی آن را بگیرد. در دستیار من، فایل داخل همان سامانهی سازمانی می‌ماند که دسترسی و حسابرسی بقیه‌ی دانابات روی آن اجرا میشود. دوم، رفتار در برابر ندانستن. ابزارهای عمومی معمولاً ترجیح می‌دهند جوابی بدهند، حتی اگر در فایل شما نباشد. دستیار من در حالت سخت‌گیر ترجیح می‌دهد بگوید پیدا نکرده است. سوم، تفکیک منبع. در ابزار عمومی معلوم نیست جمله‌ی داخل پاسخ از فایل شما آمده یا از حافظه‌ی مدل؛ در دستیار من، پاسخ بیرون از سند علامت می‌خورد.
با این حال، ایرادی هم هست که باید صادقانه گفت: اگر سازمان سیاست روشنی برای استفاده از ابزارهای عمومی نداشته باشد، حتی بهترین ماژول داخلی هم کارمند را از آن عادت جدا نمی‌کند. ماژول ابزار است، سیاست نیست.
مدل، اکشن‌های آماده و کنترل
کاربر می‌تواند مدل را از کاتالوگ سازمان انتخاب کند. مثلاً سازمانی که یک مدل محلی برای کارهای عادی و یک مدل قوی‌تر برای کارهای پیچیده در کاتالوگ گذاشته، همین گزینه‌ها را در اختیار کاربر قرار می‌دهد و فهرست مدل‌ها همچنان دست خود سازمان است. اکشن‌های آماده‌ای هم هست تا کاربر مجبور نباشد کارهای تکراری را هر بار از نو توضیح دهد.
از دانش شخصی تا دانش تیم
یک پرسش طبیعی پیش می‌آید: اگر کارمندی در فضای شخصی‌اش یک رویه‌ی ارزشمند نوشته باشد، چه میشود؟ آیا دانش در همان فضای شخصی می‌ماند و با رفتن او از بین می‌رود؟
پاسخ دانابات این است که دانش شخصی خودکار به دانش سازمان تبدیل نمیشود، و این عمدی است. مسیر درست، ماژول «دانش تیمی» است: کارمند تجربه یا رویه‌ی نانوشته را ثبت میکند، مدیر تیم آن را بررسی، ویرایش و تایید یا رد میکند، و فقط محتوای تاییدشده ایندکس میشود. یعنی بین «فایل من» و «دانش رسمی سازمان» یک دروازه‌ی تایید وجود دارد. این دروازه از آلوده شدن دانش مشترک به محتوای بازبینی‌نشده جلوگیری میکند.