سوالی که بعد از تنظیم دانشنامه آنبوردینگ مطرح میشود
در مقاله تنظیم دانشنامه برای آنبوردینگ کارمند جدید گفتیم چطور دانشنامه سوالات هفته اول کارمند جدید را پاسخ میدهد. اما یک سوال بزرگتر برای مدیران باقی میماند: این کار دقیقاً چقدر برای سازمان صرفهجویی مالی دارد؟ برای پاسخ به این سوال، باید اول هزینهای را ببینیم که معمولاً در گزارشهای مالی سازمان دیده نمیشود.
هزینهای که کمتر دیده میشود
وقتی از هزینه استخدام صحبت میشود، معمولاً به آگهی، مصاحبه و حقوق فکر میکنیم. اما بخش بزرگتری از هزینه، جایی دیگر پنهان است: زمانی که همکاران باتجربه و سرپرستان صرف پاسخ به سوالات تکراری کارمند جدید میکنند، تا زمانی که او بتواند مستقل کار کند. طبق گزارش گروه مشاوره مدیریت دانش دانا، شرکتها بهطور متوسط سالانه حدود ۱۳۰۸ دلار برای آموزش هر کارمند هزینه میکنند. این عدد فقط بخش رسمی آموزش را در بر میگیرد؛ ساعتهایی که همکاران غیررسمی صرف پاسخ به سوالات میکنند، معمولاً در هیچ گزارشی ثبت نمیشود.
چرا این هزینه بیشتر از حد تصور بالا میرود
دلیل اصلی اینکه این هزینه دستکم گرفته میشود، پراکندگی دانش است. آییننامه در یک پوشه است، دستورالعمل فنی در پوشه دیگری، و بخش زیادی از پاسخها فقط در ذهن یک یا دو نفر کلیدی وجود دارد. وقتی کارمند جدید سوالی میپرسد، معمولاً اولین قدم او پرسیدن از یک همکار است — نه جستوجو در یک سند. این الگو، ساعتهای کاری همکاران را صرف کاری میکند که ذاتاً باید خودکار باشد: پاسخ به سوالی که پیشتر هم پرسیده شده و پاسخش مشخص است.
هر چه سازمان بزرگتر باشد و چرخه استخدام مکررتر، این هزینه پنهان تجمعیتر میشود؛ همان سوالات هر بار از نو، توسط نفر جدید، از همکار جدید پرسیده میشود.